KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI AYDINLATMA METNİ
a) Amaç
İşbu Aydınlatma Metni, veri sorumlusu sıfatıyla Ulusoy Raylı Sistemler Anonim Şirketi (Bundan böyle “Şirket” olarak anılacaktır.) tarafından gerçekleştirilen veri işleme faaliyetlerine ilişkin olarak; çalışan adayı, çalışan, yönetici, ortak, tedarikçi, müşteri, ziyaretçi ve/veya diğer ilgili sıfatıyla tarafınızın bilgilendirilmesi amacıyla, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun 10. maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ doğrultusunda hazırlanmıştır.
b) Tanımlar
Açık Rıza: Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rıza
İlgili Kişi: Kişisel verisi işlenen gerçek kişi
Kişisel Veri: Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ilişkin her türlü bilgi
Kişisel Verilerin İşlenmesi: Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hale getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem
KVKK: 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
Özel Nitelikli Kişisel Veriler: Kişilerin ırkı, etnik kökeni, siyasi düşüncesi, felsefi inancı, dini, mezhebi veya diğer inançları, kılık ve kıyafeti, dernek, vakıf ya da sendika üyeliği, sağlığı, cinsel hayatı, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili verileri ile biyometrik ve genetik verileri
Veri Sorumlusu: Kişisel verilerin işleme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, veri kayıt sisteminin kurulmasından ve yönetilmesinden sorumlu olan gerçek veya tüzel kişi
c) Veri Sorumlusu
Ulusoy Raylı Sistemler Anonim Şirketi olarak; çalışan adayı, çalışan, yönetici, ortak, tedarikçi, müşteri, ziyaretçi ve/veya diğer ilgili sıfatıyla Şirketimize bildirdiğiniz/bildireceğiniz kişisel verilerinizi, KVKK ve ilgili sair mevzuat kapsamında, veri sorumlusu sıfatı ile işlediğimizi tarafınıza bildirmekteyiz.
d) Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
i) Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları
Kişisel verileriniz, KVKK ve ilgili sair mevzuatta öngörülen sınırlara riayet edilerek, Şirket faaliyetlerinin gerçekleştirilmesi amacıyla işlenmektedir. Bu kapsamda kişisel verileriniz;
• İş faaliyetlerinin yürütülmesi ve denetimi,
• İş faaliyetlerinin yürütülmesi için gerekli iletişim bilgilerinin elde edilmesi,
• İş faaliyetlerinin yürütülmesi adına Şirket bünyesinde kullanılan yazılım sistemlerinde gerekli kayıtların oluşturulması,
• Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi,
• Karşılıklı sözleşmesel ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve takibi,
• 4857 sayılı İş Kanunu, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu başta olmak üzere iş hayatını düzenleyen mevzuat
2
doğrultusunda, iş akdi ve mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerin yerine getirilmesi, çalışanlar için yan haklar ve menfaatleri süreçlerinin yürütülmesi, • İş sağlığı ve güvenliği faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Yasal mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerin yerine getirilmesi ve takibi,
• Hukuk işlerinin takibi ve yürütülmesi,
• Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi,
• İnsan Kaynakları süreçlerinin yürütülmesi,
• Yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile adli makamlara kanunlarda gösterilen hallerde bilgi ve belge temini,
• Saklama ve arşiv faaliyetlerinin yürütülmesi,
• Fiziksel mekan güvenliğinin temini,
• Ziyaretçi kayıtlarının oluşturulması ve takibi
amaçlarıyla işlenmektedir.
ii) İşlenen Kişisel Veri Kategorileri
Şirketimiz tarafından işlenecek ve/veya işlenmekte olan kişisel veri kategorileri veri konusu kişi grubuna göre farklılık gösterebilmekle birlikte, KVKK ve ilgili sair mevzuata uygun olarak işbu Aydınlatma Metni’nde belirtilen amaçlar ve hukuki sebepler kapsamında aşağıda yer alan kişisel verileriniz işlenecektir:
Kimlik verileri; Ad, soyad, T.C. Kimlik Numarası, anne adı, baba adı, doğum yeri ve tarihi, imza vb.
İletişim verileri; İkamet adresi, işyeri adresi, sabit hat numarası, cep telefonu numarası, e-posta adresi, KEP adresi, faks numarası vb.
Müşteri işlem bilgileri; Sipariş ve talep bilgileri, müşteri talimatlarına ilişkin kayıtlar vb.
Hukuki işlem verileri; Adli makamlarla yazışmalardaki bilgiler, dava dosyalarındaki bilgiler vb.
Fiziksel mekan güvenliği verileri; Şirket binası içerisinde kurulu güvenlik kameralarının görüntü kayıtları ile Şirkete giriş-çıkış kayıt bilgileri
Finansal bilgiler; Şirket tarafından alınan veya verilen hizmetlere dair finansal kayıtlar ve ödeme bilgileri, borç ve alacak bakiyesi bilgisi vb.
Talep ve şikayet bilgileri; Şirkete iletilen talep ve şikayet bilgileri, öneriler ve Şirketimiz hizmetlerinden memnuniyete ilişkin bilgiler vb.
Çalışanlara ilişkin veriler; Çalışan adayı ve çalışanlarımıza ilişkin olarak yukarıda belirtilen veri kategorilerinin yanında, özlük verileri, mesleki deneyim bilgileri, işlem güvenliği verileri, araç verisi, aile ve yakını verisi, referans bilgisi, görsel kayıtlar, sağlık verisi, ceza mahkumiyeti ve güvenlik tedbirlerine ilişkin bilgiler, sendika, vakıf ve dernek üyeliği bilgileri ve biyometrik verileri de işlenebilmektedir.
e) Kişisel Verileri Toplama Yöntemi ve Hukuki Sebebi
Kişisel verileriniz, bu metnin (d) fıkrasında belirtilen amaçların yerine getirilebilmesi için, aşağıda belirtilen otomatik veya otomatik olmayan yöntemlerle sözlü, yazılı veya elektronik ortamlarda elde edilecektir:
• Kişisel verinin ilgili kişi veya temsilcisi tarafından sözlü olarak Şirketimize iletimi,
• Yazılı belgelerin Şirketimize fiziken teslimi,
• Şirketimiz kurumsal elektronik posta adreslerine ve/veya KEP adresimize posta gönderimi,
• Yazılı veya elektronik ortamda form doldurularak Şirketimize iletilmesi,
• Faks adresimize belge gönderimi.
3
Kişisel verileriniz, bu metnin (d) fıkrasında belirtilen amaçların yerine getirilebilmesi için KVKK’nın 5 (2) maddesinde belirtilen “a) Kanunlarda açıkça öngörülmesi”, “c) Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla, sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması”, “ç) Veri sorumlusunun hukuki yükümlülüğünü yerine getirebilmesi için zorunlu olması”, “e) Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması”, “f) İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla, veri sorumlusunun meşru menfaatleri için veri işlenmesinin zorunlu olması” hukuki sebepleri dahilinde işlenecektir.
Şirketimiz faaliyetleri kapsamında özel nitelikli kişisel veri işlemenin gerekli olması halinde; özel nitelikli kişisel verileriniz tarafınıza gerekli aydınlatma yapılarak ve gerekmesi halinde KVKK’nın 6 (2) maddesi uyarınca açık rızanız alınmak suretiyle işlenebilecektir.
f) İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılacağı
Kişisel verileriniz, aşağıda belirtilen amaçlar ile KVKK’nın 8 (2) (a) maddesi uyarınca ilgili kişinin açık rızası aranmaksızın aktarılacaktır:
• Sözleşme süreçlerinin yürütülmesi ile karşılıklı sözleşmesel ve yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesi amacıyla, gerekmesi halinde noter, icra daireleri, mahkemeler ve/veya yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılabilecektir.
• Hukuki süreçlerin takip edilebilmesi amacıyla avukatlarımız ile sır saklama yükümlülüğü çerçevesinde gerektiği kadar paylaşılabilecektir.
• İş faaliyetlerinin yürütülmesi amacıyla, internet sitemizin ve Şirketimiz bünyesinde kullanılmakta olan yazılım programlarının bakım/onarım ve kurulum faaliyetlerinin yürütülebilmesi adına hizmet aldığımız tedarikçi/lisans sahibi firma yetkilileri ile gizlilik ve sır saklama yükümlülükleri çerçevesinde gerektiği kadar paylaşılabilecektir.
• Finans ve muhasebe işlerinin yürütülmesi amacıyla, gerekmesi halinde çalışmakta olduğumuz bankalar ve mali müşavirlerimiz ile paylaşılabilecektir.
• İlgili mevzuat kapsamındaki yasal yükümlülüklerimizin yerine getirilebilmesi amacıyla bağımsız denetim hizmeti alınan firma ve ilgili kurum ve kuruluşlar ile paylaşılabilecektir.
• Sözleşme, satın alım ve satış süreçlerinin yürütülmesi amacıyla nakliye hizmeti aldığımız tedarikçilerimiz/anlaşmalı kargo firmaları ile paylaşılabilecektir.
• Yasal mevzuattan kaynaklı yükümlülüklerimizin yerine getirilmesi ve yetkili kişi, kurum ve kuruluşlara bilgi verilmesi amaçlarıyla yetkili kamu kurum ve kuruluşları ile paylaşılabilecektir.
Şirketimiz faaliyetleri kapsamında özel nitelikli kişisel veri aktarımının gerekmesi halinde; özel nitelikli kişisel verileriniz tarafınıza gerekli aydınlatma yapılarak ve gerekmesi halinde KVKK’nın 6 (2) ve 8 (1) maddeleri uyarınca açık rızanız alınmak suretiyle aktarılabilecektir.
g) İlgili Kişi Olarak Haklarınız
KVKK’nın 11. maddesi gereği Şirketimize şahsen, kimliğinizi ispat etmeniz kaydıyla,
• Hakkınızda kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenebilir, eğer işleniyorsa veya işlenmişse, buna ilişkin bilgi talep edebilirsiniz.
• Kişisel verilerinizin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenebilirsiniz.
• Kişisel verilerinizin yurt içi veya yurt dışına aktarılıp aktarılmadığını ve kimlere aktarıldığını öğrenebilirsiniz.
• Eksik veya yanlış işlenen kişisel verilerinizin düzeltilmesini isteyebilir ve bu kapsamda yapılacak işlemlerin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini talep edebilirsiniz.
4
• Kişisel verilerinizin KVKK’nın 7. maddesinde öngörülen şartlar çerçevesinde imha edilmesini (silinmesini veya yok edilmesini) isteyebilir ve bu kapsamda yapılacak işlemlerin kişisel verilerinizin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini talep edebilirsiniz. Ancak imha talebinizi değerlendirerek imha yöntemlerinden (silme, yok etme ve anonim hale getirme) hangisinin uygun olduğu somut olayın koşullarına göre Şirketimiz tarafından değerlendirilecektir. Bu bağlamda Şirketimiz tarafından seçilen imha yönteminin neden seçildiği ile ilgili olarak bilgi talep edebilirsiniz.
• İşlenen kişisel verilerinizin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle şahsınız aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz edebilirsiniz.
• Kişisel verilerinizin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep edebilirsiniz.
Başvurunuzda yer alan talepleriniz, talebin niteliğine göre en geç otuz (30) gün içerisinde ücretsiz olarak sonuçlandırılacaktır. Ancak, işlemin Şirket için ayrıca bir maliyeti gerektirmesi halinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ’de belirlenen tarifedeki ücret alınabilir.
Kişisel verilerinizin işlenmesi ile ilgili hususlarda başvurunuzu internet sitemizde yer alan İlgili Kişi Başvuru Formu’nda belirtilen bütün bilgileri doldurmak suretiyle veya KVKK’nın 11. maddesi ile 13. maddesinin 1. fıkrası ve Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ gereğince,
• Ahi Evran OSB Mahallesi Oğuz Cad. No:37/1 Sincan/Ankara adresindeki Şirketimize bizzat gelerek,
• ulusoyraylisistem@hs01.kep.tr şeklindeki kayıtlı elektronik posta (KEP) adresimiz üzerinden,
• Kimliğinizi tespit edebilmek ve yanlış kişilere bilgi vermemek adına yazılı olarak noter aracılığı ile veya iadeli taahhütlü mektup ile,
• Güvenli elektronik imza, mobil imza ya da (varsa) tarafınızca daha önceden Şirketimize bildirilen ve sistemlerimizde kayıtlı bulunan elektronik posta adresini kullanmak suretiyle info@ulusoyrail.com.tr adresine elektronik posta göndererek
veya gelecekte Kurul’un belirleyeceği diğer yöntemlerle iletebilirsiniz.